(要約:Wordの「差し込み印刷」機能の使い方の紹介です)
年末調整の時期になりました。
紙での資料のやりとりが増えるかと思います。
年末調整のご案内やチェックシートなどを顧問先の従業員様それぞれに作成することもあるかもしれません。
このような、名前だけが異なる同一の文書をWordで大量に作成して刷る際に、
時短ができる小技です。
「差し込み印刷」という機能を使えば、名前だけが異なる同一の文書を簡単に作ることができます。
※年賀状や宛名ラベルなどを作成する際にご利用の方も多いかと思います。
“差し込み印刷”で検索すると、画像付きで詳しい説明があるホームページがいろいろ出てきます。
Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷 - Word
詳細な解説は省略しますが、
- Wordで全員に共通の部分の文書を作成する
- Excelで変更したい部分(例:顧問先、所属、名前等)の表リストを作る
が大まかな流れになります。
全員に共通の部分ができれば、Excelでの表リスト作成になりますが、たいていの会計ソフトの給与計算機能には、計算結果等を.xlsxや.csvで出力できる機能が存在します。
ですので、社員名簿、賃金台帳や給与集計表など、名前がずらっと並んでいる書式のデータをxlsx形式で出力し、いらないデータ部分を消して保存。それを差し込み印刷で利用すれば、新たにExcelでリストを作る手間が省けます。
できる限り手数を減らすほうが単純な入力ミスを防ぐことができますし、時短にもなりますのでお勧めです。